Warum der Text so wichtig ist
Eine Mailboxansage kann noch so gut aufgenommen sein – wenn der Text schlecht ist, verfehlt sie ihre Wirkung. Der Text bestimmt, ob Anrufer eine Nachricht hinterlassen, später erneut anrufen oder den Kontakt abbrechen. Er ist die Grundlage für den ersten Eindruck Ihres Unternehmens am Telefon.
Ein guter Mailbox-Text ist kurz, klar und informativ. Er beantwortet die wichtigsten Fragen des Anrufers: Wen habe ich erreicht? Warum wird nicht abgenommen? Was soll ich jetzt tun? Wenn Ihr Text diese drei Fragen beantwortet, haben Sie bereits das Wichtigste richtig gemacht.
Der ideale Aufbau einer Mailboxansage
Die vier Bausteine einer guten Ansage
- Begrüssung und Identifikation: Nennen Sie Ihren Namen oder Firmennamen. Der Anrufer muss sofort wissen, dass er richtig verbunden ist.
- Information: Erklären Sie kurz, warum Sie nicht erreichbar sind. Geben Sie wenn möglich an, wann Sie wieder verfügbar sind.
- Handlungsaufforderung: Sagen Sie klar, was der Anrufer tun soll. Name, Nummer und Anliegen hinterlassen. Oder eine Alternative nennen (E-Mail, Webseite, Kollege).
- Abschluss: Beenden Sie mit einem freundlichen Satz. Bedanken Sie sich für den Anruf oder wünschen Sie einen guten Tag.
Beispiel: Text nach dem Baukastenprinzip
Hier ein Beispiel, das alle vier Bausteine enthält:
„Guten Tag, Sie haben die Firma Muster GmbH erreicht. Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen. Unsere Geschäftszeiten sind montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Rufnummer und Ihr Anliegen. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf."
Dieser Text ist 18 Sekunden lang – ideal für eine Mailboxansage. Er enthält alle relevanten Informationen, ohne den Anrufer zu langweilen.
Formulierungstipps für bessere Texte
Kurze Sätze verwenden
Schreiben Sie so, wie Sie sprechen. Vermeiden Sie verschachtelte Nebensätze. Jeder Satz sollte einen Gedanken enthalten. Das erleichtert nicht nur das Sprechen, sondern auch das Verstehen am Telefon.
Aktive Sprache nutzen
Schreiben Sie „Wir rufen Sie zurück" statt „Es wird zurückgerufen". Aktive Formulierungen klingen verbindlicher und persönlicher. Sie signalisieren, dass sich jemand kümmert.
Konkrete Angaben machen
Statt „Wir sind gerade nicht da" schreiben Sie „Unsere Geschäftszeiten sind montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr". Statt „Wir melden uns" schreiben Sie „Wir rufen Sie innerhalb von 24 Stunden zurück". Konkrete Angaben schaffen Vertrauen.
Positive Formulierungen wählen
Vermeiden Sie Verneinungen, wenn es möglich ist. Statt „Leider ist niemand erreichbar" schreiben Sie „Sie erreichen uns wieder ab Montag um 9 Uhr". Positive Formulierungen hinterlassen einen besseren Eindruck.
Häufige Fehler beim Textschreiben
Diese Fehler kosten Sie Anrufer
- Zu lang: Texte über 30 Sekunden führen dazu, dass Anrufer auflegen. Halten Sie sich an maximal 20 bis 25 Sekunden.
- Keine Identifikation: Wenn der Anrufer nicht sofort hört, wen er erreicht hat, bricht er den Vorgang ab.
- Fehlende Handlungsaufforderung: Ohne klare Anweisung hinterlassen viele Anrufer keine Nachricht.
- Veraltete Informationen: Falsche Öffnungszeiten oder abgelaufene Urlaubshinweise wirken nachlässig. Aktualisieren Sie Ihren Text regelmäßig.
- Zu viele Informationen: Zählen Sie nicht alle Abteilungen, Durchwahlen und E-Mail-Adressen auf. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
- Floskeln: Phrasen wie „Ihr Anruf ist uns wichtig" klingen nach Warteschleife. Formulieren Sie authentisch.
Die richtige Länge finden
Die ideale Mailboxansage dauert zwischen 15 und 25 Sekunden. Das entspricht etwa 40 bis 70 Wörtern. Bei einer Sprechgeschwindigkeit von rund drei Wörtern pro Sekunde ist das ein guter Richtwert.
Zählen Sie die Wörter Ihres Textes und lesen Sie ihn laut vor. Stoppen Sie die Zeit. Wenn Sie über 30 Sekunden kommen, kürzen Sie den Text. Jeder Satz, der keine neue Information bringt, kann gestrichen werden.
Texte für verschiedene Situationen
Nicht jede Mailboxansage braucht den gleichen Text. Unterscheiden Sie zwischen:
- Standard-Ansage: Für den normalen Geschäftsbetrieb, wenn niemand ans Telefon geht.
- Außerhalb der Geschäftszeiten: Mit Hinweis auf die regulären Erreichbarkeitszeiten.
- Urlaubsansage: Mit Datum der Rückkehr und Vertretungsregelung.
- Notfall-Ansage: Mit alternativer Kontaktmöglichkeit für dringende Fälle.
Fertige Vorlagen für alle diese Situationen finden Sie in unserer Mustertext-Sammlung. Dort können Sie Texte direkt übernehmen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Vom Text zur fertigen Ansage
Wenn Ihr Text steht, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Selbst aufnehmen: Tipps dazu finden Sie in unserem Ratgeber Mailbox richtig besprechen.
- KI-Stimme nutzen: Lassen Sie Ihren Text von einer KI-Stimme vertonen. In wenigen Minuten erhalten Sie eine natürlich klingende Aufnahme.
- Professionelle Aufnahme: Beauftragen Sie eine Studio-Produktion mit professionellen Sprechern. Das Ergebnis ist qualitativ auf höchstem Niveau.
Tipp: Grundlagen zuerst verstehen
Wenn Sie sich zunächst einen allgemeinen Überblick verschaffen möchten, lesen Sie unseren Artikel Was ist eine Mailboxansage?. Dort erfahren Sie, welche Arten von Ansagen es gibt und wann welche Variante sinnvoll ist.