Besondere Anforderungen an Praxis-Mailboxansagen
Arztpraxen stehen vor einer besonderen Herausforderung: Patienten rufen nicht nur wegen Terminwünschen an, sondern auch in akuten Notfällen. Die Mailboxansage muss deshalb mehr leisten als eine einfache Abwesenheitsnotiz.
Eine gute Praxis-Ansage enthält folgende Elemente:
- Praxisname und Arztname
- Aktuelle Sprechzeiten
- Hinweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116 117) oder die Notfallnummer (112)
- Ggf. Vertretungsarzt mit Adresse oder Telefonnummer
- Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen
Die folgenden Mustertexte decken verschiedene Szenarien ab. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre tatsächlichen Angaben.
Ansagen während der Sprechzeiten
„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Derzeit sind alle Leitungen belegt. Bitte haben Sie einen Moment Geduld oder hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. In medizinischen Notfällen wählen Sie bitte die 112."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Unsere Praxis ist derzeit wegen Mittagspause geschlossen. Wir sind ab [Uhrzeit] wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrem Anliegen oder rufen Sie zu unseren Sprechzeiten erneut an. Bei Notfällen wählen Sie bitte die 112."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →Ansagen außerhalb der Sprechzeiten
„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Unsere Sprechzeiten sind [Sprechzeiten auflisten]. Außerhalb dieser Zeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117. In lebensbedrohlichen Notfällen rufen Sie bitte die 112 an. Für Terminanfragen hinterlassen Sie bitte eine Nachricht."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Am Wochenende ist unsere Praxis geschlossen. Wir sind ab Montag um [Uhrzeit] wieder für Sie erreichbar. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie unter 116 117. Bei akuten Notfällen wählen Sie die 112. Vielen Dank."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →Ansagen bei Urlaub und Vertretung
„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Unsere Praxis ist vom [Datum] bis zum [Datum] wegen Urlaub geschlossen. Die Vertretung übernimmt in dieser Zeit [Dr. Vor- und Nachname der Vertretung], [Fachrichtung], in der [Straße, Hausnummer] in [Ort], Telefon [Nummer]. Bei Notfällen wählen Sie bitte die 112. Ab dem [Rückkehrdatum] sind wir wieder persönlich für Sie da."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →„Guten Tag, Sie haben die Praxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Wegen einer Fortbildung bleibt unsere Praxis am [Datum/Zeitraum] geschlossen. Die Vertretung übernimmt die Praxis [Dr. Name] unter der Nummer [Telefonnummer]. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie unter 116 117."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →Spezialvarianten
„Guten Tag, Sie haben die Zahnarztpraxis [Dr. Vor- und Nachname] erreicht. Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen. Unsere Sprechzeiten sind [Sprechzeiten]. Für Terminvereinbarungen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Bei zahnärztlichen Notfällen außerhalb der Sprechzeiten wenden Sie sich bitte an den zahnärztlichen Notdienst unter [Nummer]. Vielen Dank."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →„Guten Tag, willkommen in der Gemeinschaftspraxis [Name]. Zurzeit sind alle Mitarbeiter im Gespräch. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Versichertennummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir melden uns umgehend. Für Rezeptbestellungen senden Sie uns gerne eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. In Notfällen wählen Sie bitte die 112."
Diesen Text professionell einsprechen lassen →Wichtige Hinweise für Praxis-Ansagen
- Notfallnummer ist Pflicht: Jede Praxis-Ansage sollte den Hinweis auf 112 (Notfall) und 116 117 (ärztlicher Bereitschaftsdienst) enthalten. Patienten müssen wissen, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können.
- Sprechzeiten aktuell halten: Ändern sich Ihre Öffnungszeiten, muss die Ansage sofort angepasst werden. Veraltete Sprechzeiten führen zu Frustration bei Patienten.
- Vertretung vollständig angeben: Name, Fachrichtung, Adresse und Telefonnummer des Vertretungsarztes gehören in die Ansage. So finden Patienten schnell Hilfe.
- Datenschutz beachten: Bitten Sie Patienten nicht, medizinische Details auf den Anrufbeantworter zu sprechen. „Grund Ihres Anrufs" ist ausreichend formuliert.
- Professionelle Aufnahme: Gerade im medizinischen Bereich erwarten Patienten einen seriösen Auftritt. Eine professionelle Studio-Aufnahme oder eine hochwertige KI-Stimme vermittelt Kompetenz und Vertrauen.
Weitere allgemeine Vorlagen finden Sie in unserer Mustertext-Übersicht. Für geschäftliche Ansagen außerhalb des medizinischen Bereichs empfehlen wir die Seite geschäftliche Mailboxansagen.